Pour la gestion des informations sur les produits, il existe actuellement différents outils et programmes dédiés. Ces logiciels PIM ou Product Information Management sont en fait des solutions permettant de gérer les catalogues de produits et tous les contenus associés. Ces derniers seront par la suite mis à disposition sur tous les canaux de communication afin d’améliorer l’expérience client. En vue d’obtenir des résultats satisfaisants, le choix du logiciel à utiliser devra se faire selon plusieurs paramètres. Découvrez lesquels.
Qu’est-ce qu’un logiciel PIM et comment fonctionne-t-il ?
En vue de prendre la bonne décision lors du choix d’un logiciel pim, il convient de connaitre la réelle utilité d’un tel programme. Il s’agit en réalité d’un outil spécialement conçu pour en finir avec les bases de données réalisées sur un tableur Excel ; une tâche qui s’avère fastidieuse. D’ailleurs, ces outils traditionnels engendrent souvent des erreurs non négligeables puisque les informations sont tapées à la main : duplication chiffre, décalage des lignes, erreur de frappe, etc. Ainsi, le PIM servira avant tout à rationaliser la gestion des catalogues tout en simplifiant la tâche des opérateurs.
Pour commencer, l’outil télécharge les fichiers venant des fournisseurs, des bases de données extérieures et du système de gestion. Vous pourrez ensuite traiter, trier ou encore enrichir ces données collectées notamment en ajoutant des descriptions, des remarques ou des classifications. Avec le logiciel, il est également possible de contrôler la qualité des informations avant de s’en servir pour alimenter vos supports de communication : catalogue imprimé, site vitrine, etc. Même les points de vente pourront accéder aux informations sur le site afin d’optimiser leur expérience client multicanale.
Les enjeux d’une solution PIM
En principe, un pim s’adresse aux commerçants et boutiques en ligne qui vend des produits répertoriés dans des catalogues complexes et fournis. Ainsi, les entreprises proposant des services n’ont pas besoin de l’outil. Par contre, les structures qui possèdent un e-commerce avec des milliers de références auront certainement besoin de cet outil pour organiser et gérer la base de données.
Dans ce cas, la solution choisie devra se concentrer sur la synchronisation des informations produits recueillies auprès de sources différentes. Pour obtenir des résultats visibles et garantir la distribution à travers votre site web, il faudra opter pour un logiciel PIM qui permet de contrôler l’exactitude des données, d’améliorer le processus d’achat et de mettre en ligne facilement les catalogues sur les sites e-commerces. Notez bien qu’une mauvaise gestion de l’information produit peut engendrer plusieurs risques : données dupliquées, manque de précision, incohérence des renseignements fournis, etc.
Trouver une solution PIM en fonction des besoins de l’entreprise
Tous les logiciels PIM ne se valent pas ainsi, il convient de comparer les fonctionnalités d’un programme avant de l’acheter : gestion des données centralisées, intégration, mise à jour, transfert et export des informations, etc. Si certaines peuvent en effet vous servir grandement, d’autres sont inutiles et vont même compliquer la prise en main de l’outil.
Le module de configuration et de paramétrage devra par ailleurs être assez souple pour simplifier la modification des données. Puisqu’une PME n’aura pas besoin des mêmes solutions qu’une grande entreprise, le choix du logiciel se fera en fonction de la taille de la structure et du volume d’informations à gérer.
Le nombre d’utilisateurs qui aura accès à la base de données peut également compter. En effet, avec un personnel de moins 100 personnes, vous pourrez choisir un outil qui propose les fonctionnalités basiques indispensables à votre gestion. Certains éditeurs peuvent même offrir une version gratuite à tester ce qui facilite la prise de décision. Pour une solution utilisée par 1000 personnes, il faudra privilégier des fonctionnalités spécifiques comme la gestion des versions et des formulaires, le contrôle qualité des données ou encore la gestion de la documentation.
Quels critères pour choisir la solution adaptée à votre entreprise ?
Le marché des logiciels PIM est rempli de fournisseur ce qui rend le choix encore plus difficile. Pour ne pas vous planter et investir dans une solution inadaptée à votre structure, pensez à établir quelques critères avant de commencer une sélection. Vous pouvez également vous fier aux études comparatives afin d’aiguiller votre décision.
Quoi qu’il en soit, le logiciel devra avoir une architecture (cloud, SaaS, API…) bien pensée et sécurisée pour être performant. La collecte et le stockage des données devront en outre être centralisés pour simplifier le traitement des informations récoltées. Pour vous aider à gagner du temps, l’outil pourra faciliter la catégorisation des produits et l’automatisation de leur répartition (couleur, taille ou langue).
Vérifiez par ailleurs que le logiciel facilite la distribution et l’exportation des données vers les canaux de communication digitaux (e-commerce, impression numérique, application…) et physiques (boutiques, stand, point de vente…).
Bien entendu, la simplicité de gestion et de prise en main est primordiale. Cela évitera à vos équipes les longues heures de formation ou encore les fausses manipulations qui viendront générer des erreurs dans les informations. Un logiciel facile à comprendre réduira la charge de travail et boostera la productivité de votre personnel.